Les sessions de matchmaking permettent aux participants de faire des rencontres (rendez-vous B2B par exemple) durant l'événement, sur place ou à distance. Ces rendez-vous pourront être planifiés directement depuis le planning des participants.


Paramétrer des sessions de matchmaking


Depuis l'onglet Site de l'événement > Programme > Ajoute une session de matchmaking 


Nommez la session : 

Entrez les informations de la session : 



Au-delà de la partie "générale" qui vous permettra de nommer votre activité et y insérer une description, vous disposez de trois onglets supplémentaires pour un parfait paramétrage : 


  1. Typologies
  2. Durée
  3. Trombinoscope


1- Paramétrer les typologies : 


C'est ici que vous pouvez paramétrer la typologie demandeuse de rendez-vous et celle receveuse de rendez-vous. Pour cela, vous pourrez vous aider de segments préalablement construits. 


En cliquant sur "nouvelle typologie", vous choisissez les personnes concernées et leurs droits. 


À noter que vous pouvez attribuer un nombre maximum de rencontres en fonction de la typologie des participants.
À noter également qu'il est préférable, par facilité, d'avoir une seule typologie receveuse et une autre demandeuse.

Par défaut, les demandes de rendez-vous ne sont pas automatiquement acceptées par les receveurs. En désactivant l'option "Les demandeurs de rendez-vous doivent motiver leur sollicitation", ils seront alors validés directement. 

Enfin, selon que l'événement est en présentiel, il est possible d'assigner des salles virtuelles, en activant l'option "Les participants peuvent participer à distance (visio)" ou des tables, en activant l'option "Les receveurs de RDV ont des tables réservées".Il n'est pas possible d'activer ces deux options en simultané. Dans le cadre d'un événement hybride, prévoyez une session par format. 

2- Paramétrer la durée :

Vous pouvez choisir la durée de vos rendez-vous ainsi que la durée de pause entre chaque rendez-vous.


À noter que la durée de pause entre les rendez-vous est incluse dans la durée des rendez-vous : si vous définissez 30 minutes de rendez-vous et 5 minutes de pause, alors le rendez-vous durera 25 minutes.

Plage(s) de dates :

Vous pouvez ajouter plusieurs plages de date au sein d'une seule session de matchmaking. 


3- Paramétrer le trombinoscope : 

Vous pouvez sélectionner des champs pour filtrer le trombinoscope des participants. Par exemple, vous pouvez sélectionner un champ "Ville", afin de choisir les participants à rencontrer en fonction de leur ville.

À noter que seuls les champs de type liste ou case à cocher peuvent être utilisés pour filtrer le trombinoscope des participants.


Vous avez la possibilité de choisir de mettre en avant la personne ou son organisation dans le trombinoscope :


Enfin, il est possible de rendre le trombinoscope visible de tous, qu'importe la typologie du participant ou du simple visiteur de votre site.

Ajouter des participants supplémentaires aux RDVs individuels en amont des RDVs
 

Une fois ces paramétrages effectués, il est possible de convier d'autres participants aux sessions, dans la limite de 4. 


Le participant ayant sollicité ou reçu un RDV peut générer un lien de visio en amont du RDV afin de convier un tiers au RDV individuel en lui partageant le lien en amont du RDV.


Ceci est possible depuis l'agenda du participant :


Le participant peut ensuite partager ce lien avec les personnes qu'il souhaite inviter :


Lorsque ce tiers se connecte au lien, il accède à cette interface :