La fonctionnalité d'import de la plateforme vous permet d'importer une liste de participants depuis Excel. Vous aurez alors la possibilité d’inviter les participants importés en leur envoyant une campagne d'emailing.


L’import se fait depuis votre back-office > Paramètres de l'événement > Import de contacts > choisissez le fichier Excel à importer.


Pour importer votre fichier, assurez-vous que :

  • Le nom des colonnes figure en ligne 1.
  • Aucune ligne ou colonne ne soit masquée.
  • Les filtres Excel sur les colonnes sont désactivés.
  • Votre fichier est bien au format .XLS ou .XLSX (extension Excel).
  • Vos données à importer sont bien sur la première feuille seulement.
  • Aucune cellule vide soit dans la colonne “Nom”.


Si vous faites un import dans un événement qui contient déjà des contacts, voici comment l'import se déroule :

  • La plateforme ajoute les contacts qui ont une adresse email qui n'est pas dans la base.
  • La plateforme fait une mise à jour des contacts déjà en base. Attention c'est l'email qui est utilisé pour identifier un contact déjà en base, les mises à jour du fichier importé écraseront les anciennes données.


Attention : Si vous cochez la case "Remplacer la liste actuelle" la liste préexistante dans la plateforme est définitivement supprimée au profit de celle que vous importez.


Après avoir importé le fichier, 3 possibilités s'offrent à vous pour chaque champ :

  • Faire correspondre les champs de votre fichier Excel avec ceux présents par défaut dans Digitevent (Nom, Prénom, Email, Téléphone, Organisation, Fonction, Photo).


  • Importer d'autres champs en cliquant sur "Créer un champ" et choisissez le type de champ (texte, case à cocher, email, image...).

  • Si vous n’avez pas besoin d'importer un champ dans Digitevent, il vous suffit de sélectionner « Ne pas importer » dans le tableau des correspondances.



Remarques :

  • Attention aux doublons : Il est impossible d’importer différents contacts qui ont la même adresse email. Cela a notamment pour but, si vous utilisez la fonctionnalité des campagnes via Digitevent, d’éviter tout risque de spam (même involontaire).
  • Statut d’invitation : vous avez la possibilité de choisir le statut d’invitation des participants. Par défaut, le statut d’invitation sera “À traiter”.
  • Avant d’importer une nouvelle liste, nous vous conseillons d’exporter les données de vos contacts Digitevent. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet Paramètres de l'événement > Exports > Export Excel des contacts.
  • Case à cocher :  Afin d'importer une case cochée dans un champ "case à cocher" il vous suffit de mettre dans votre fichier une de ces valeurs : "oui" / "yes" / "true" / vrai". À l’inverse, pour importer une case non cochée, il vous suffit de laisser la cellule vide dans votre fichier Excel.



Fonctionnalité associée :

Si vous utilisez le site d'inscription, vous pouvez aussi utiliser l’import pour limiter l'accès à l'inscription à votre liste de contacts importée.