La fonctionnalité d'import de la plateforme vous permet d'importer une liste de participants depuis Excel.
Vous pourrez alors communiquer avec ceux-ci, par le biais d'une campagne d'emailing.
Vous pouvez aussi vous en servir pour limiter l'accès à l'inscription aux contacts déjà importés si vous utilisez le site d'inscription.
L’import se fait depuis votre back-office > Gestion > Contacts > bouton en haut à gauche avec une roue ancrée > Importer une liste Excel.
Pour importer votre fichier, assurez-vous que :
- Le nom des colonnes figure en ligne 1.
- Aucune ligne ou colonne ne soit vide, ou masquée.
- Les filtres Excel sur les colonnes sont désactivés.
- Votre fichier est bien au format .XLS ou .XLSX (extension Excel).
- Vos données à importer sont bien sur la première feuille seulement.
Si vous faites un import dans un événement qui contient déjà des contacts, voici comment l'import se déroule :
- La plateforme ajoute les contacts qui ont un mail qui n'est pas dans la base.
- Fait une mise à jour des contacts déjà en base (attention c'est l'email qui est utilisé pour identifier un contact déjà en base, les mises à jour du fichier importé écraserons les anciennes données).
- Si vous cochez la case "Remplacer la liste actuelle" la liste pré-existante dans la plateforme est définitivement supprimée au profit de celle que vous importez.
Après avoir importé le fichier, 3 possibilités s'offrent à vous pour chaque champ :
- Faire correspondre les champs de votre excel avec ceux présents par défaut dans Digitevent (Nom, Prénom, Email, Téléphone, Organisation, Fonction, Photo).
- Importer d'autres champs en cliquant sur "Créer un champ" et choisissez le type (texte, case à cocher, email, image...).
- Si vous n’avez pas besoin d'importer un champ dans Digitevent, il vous suffit de sélectionner « ne pas importer » dans le tableau des correspondances.
Remarques :
Attention aux doublons : Il est impossible d’importer différents contacts avec le même email afin d’éviter tout risque de spam (même involontaire) si vous utilisez la fonctionnalité des campagnes via Digitevent.
Avant d’importer une nouvelle liste, nous vous conseillons d’exporter les données de vos contacts Digitevent (Back-office > Contacts > Export de tous les contacts vers Excel).
Case à cocher : Afin d'importer une case cochée dans un champ "case à cocher" il vous suffit de mettre dans votre fichier une de ces valeurs : "oui" / "yes" / "true" / vrai"